Cá nhân tôi cho rằng, biết phương pháp nghiên cứu và nghiên cứu và phân tích 5 why là một trong những bí kíp của người Nhật để lấy đất nước của họ liên tục phát triển.
Trong nội dung bài viết này tất cả chúng ta sẽ cùng tìm hiểu và khám phá phân tích 5 Why investigation hay 5 Why analysis là gì. Tại sao nó quan trọng và cách triển khai như vậy nào.
Phân tích 5 Why là gì?
Khi có một yếu tố tương đối nghiêm trọng xảy ra, điều tiên phong người Nhật thường làm là nghiên cứu và nghiên cứu và phân tích 5 Why.
Đây là một kỹ thuật đặt thắc mắc Tại sao 5 lần liên tục nhờ vào câu vấn đáp để tìm ra nguyên do căn nguyên của vấn đề, từ đó lập kế hoạch hành vi khắc phục & phòng ngừa.
Nếu chỉ nhờ vào câu vấn đáp tiên phong cho thắc mắc tại sao yếu tố lại xảy ra, những hành vi khắc phục thường chỉ triển khai trên bề nổi và không bảo vệ được nó sẽ không xẩy ra trong tương lai.
Ví dụ trường hợp sử dụng 5 Why
- Các vụ tai nạn đáng tiếc thảm khốc tàu hỏa, máy bay, chìm phà… đều nên thực thi 5 Why tiếp sau đó vận dụng những hành vi trên toàn quốc.
- Phần mềm phát sinh nhiều lỗi trong quy trình tiến độ nghiệm thu sát hoạch sản phẩm, Project Manager cần triển khai 5 why với đội dự án.
- Bất cứ một yếu tố nào mà bị đánh giá là nghiêm trọng đều sở hữu thể vận dụng giải pháp này.
Lợi ích khi triển khai 5 Why
Nhờ phân tích 5 Why mà tìm ra được nguyên do trực tiếp và nguyên nhân gốc rễ, từ đó có hành vi khắc phục hậu quả và hành vi ngăn ngừa tái diễn
Tiết kiệm ngân sách cho tổ chức nhờ ngăn ngừa rủi ro đáng tiếc phát sinh yếu tố tương tự.
Một khi tìm được nguyên nhân gốc rễ, việc sửa, làm lại hay thanh tra rà soát trong khoanh vùng phạm vi phạm vi được khoanh vùng sẽ tiết kiệm ngân sách và chi phí hơn thật nhiều so với việc làm lại tất cả.
Nếu ai đó đã từng thao tác với khách hàng Nhật Bản hẳn sẽ rất hiểu điều này. Một khi có lỗi xảy ra, họ thường phủ nhận hàng loạt hiệu quả và nhu yếu rà soát lại hết.
Việc lập bản nghiên cứu và nghiên cứu và phân tích 5 Why ngặt nghèo hoàn toàn có thể chứng minh và khoanh vùng khoanh vùng phạm vi được phạm vi ảnh hưởng (ví dụ chỉ việc rà soát lại phần việc làm của người đảm nhiệm module gây ra lỗi thay vì hàng loạt module của dự án)
Cách thực hiện
Công thức chung được triển khai như sau:
Bước 1: Nhận diện vấn đề
Tóm tắt yếu tố một cách ngắn gọn, súc tích
Bước 2: Triển khai Why 1
Bước 3: Triển khai Why 2
Tại sao lại (trả lời 1)?
Bước 4: Triển khai Why 3
Tại sao lại (trả lời 2)?
Bước 5: Triển khai Why 4
Tại sao lại (trả lời 3)?
Bước 6: Triển khai Why 5
Tại sao lại (trả lời 4)?
Đến bước ở đầu cuối thì sẽ tìm ra được nguyên do cốt lõi.
Một vài lưu ý
Tuy là 5 cấp nhưng hầu hết trường hợp hoàn toàn có thể đồng ý ở tại mức 3 cấp (3 Why analysis). Cũng có trường hợp đặc biệt thì vượt hơn 5 cấp.
Ngoài 5 Why cho yếu tố phát sinh, nhiều trường hợp làm tuy nhiên tuy nhiên cả 5 Why cho phần kiểm tra, giám sát.
Cho dễ hình dung, ví dụ như nghành lập trình phần mềm, có hai phần là đội nhóm tăng trưởng (lập trình) và nhóm kiểm thử (tester).
Lỗi chương trình do nhóm tăng trưởng gây ra, nhưng để lọt lỗi lại là trách nhiệm của nhóm kiểm thử. Do vậy trọn vẹn có thể thực thi tựa như với nhóm giám sát này.
Tại sao không phát hiện được vấn đề?
Dựa vào câu vấn đáp lại liên tục hỏi tại sao.
Với việc nghiên cứu và nghiên cứu và phân tích 5 Why đồng thời cả hai team sẽ đề ra được thật nhiều cải tổ và phòng ngừa lỗi cho đội dự án Bất Động Sản trong công ty trong tương lai.
Tuy nhiên, làm 5 Why khó vô cùng
Khi một yếu tố xảy ra, mọi người thường sợ làm 5 Why, đặc biệt quan trọng quan trọng là những người dân chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trực tiếp.
Họ sợ hãi bị kết tội, bị bêu gương trước tập thể, bị đổ lỗi…
Điều này dẫn đến nhiều trường hợp vấn đáp 5 Why không trung thực.
Từ đó dẫn đến những hành vi khắc phục đề ra sẽ không còn đúng chuẩn với nguyên nhân.
Đây là yếu tố vô cùng nguy hại vì tiêu tốn lãng phí nguồn lực rất lớn.
Bí quyết phân tích 5 Why hiệu quả
Do tính nghiêm trọng của yếu tố đã xảy ra, mức độ đặc biệt quan trọng của hành vi khắc phục và phòng ngừa, việc thực hiện 5 why phải hết sức cẩn thận.
Đây là tài liệu mà sai một li có thể đi mười dặm.
Hãy tuyệt đối tuân thủ những điểm quan tâm sau đây:
1) Không chỉ trích lỗi cá nhân
Nói rõ với những người sẽ phỏng vấn về điều đó trước lúc thực hiện 5 why, làm cho họ cảm xúc bảo đảm an toàn và tự do trước khi thực hiện.
2) Không làm căng thẳng mệt mỏi trong buổi phân tích
Mục tiêu để mọi người san sẻ sự thật, từ đó mới có thể tìm ra nguyên do nền tảng chính xác
Vấn đề thì đã và đang xẩy ra rồi, tiềm năng tối thượng là đề ra hành vi khắc phục đúng mực và hành vi phòng ngừa không để lỗi lầm tựa như xảy ra.
4) Lập kế hoạch hành động
Bản kế hoạch cần phải có hai phần: khắc phục yếu tố và phòng ngừa phát sinh
Với mỗi phần, cần cụ thể nội dung công việc, ai làm, dealine hoàn thành
5) Phân tích đồng thời cả hai team
Đó là những nhóm tăng trưởng và nhóm giám sát
Hầu hết hiệu quả sau cuối thường sẽ phản ánh vào những tài liệu như nội quy công ty, hướng dẫn công việc, quá trình tiến độ làm việc, đào tạo… đó đó chính là sự việc triển khai xong quy trình tiến độ chuẩn của doanh nghiệp & tổ chức.
Thời đức Phật còn tại thế, “nhờ” những hành động không chuẩn mực của những vị tỳ kheo mà đức Phật mới chế ra những giới luật.
Giới luật đều là hiệu quả từ những vấn đề đã xẩy ra thực tế.
Nếu coi giới luật là gia tài của Đạo Phật thì quy trình thao tác tối ưu, bản quy tắc nội quy…. là những gia tài doanh nghiệp.
Có điều nó không tĩnh và phải liên tục cải tiến.
Và việc nghiên cứu và nghiên cứu và phân tích 5 Why đó chính là góp phần giá trị vào việc này.
BONUS
Trello 5 Why template
Bạn muốn có template hoàn toàn có thể sẵn sàng sử dụng ngay lập tức? Thậm chí có thể san sẻ cho những thành viên trong dự án?
Sử dụng ngay Trello 5 Why template sau đây (hoàn toàn miễn phí).
Ví dụ về chiêu thức 5 Why từ Toyota
Tại Nhật Bản và trên thế giới, Toyota được nhìn nhận là đơn vị chức năng hàng đầu về quản trị chất lượng.
Việc học hỏi từ họ sẽ hỗ trợ bạn sở hữu được nhiều bài học kinh nghiệm quý.
Dưới đây là ví dụ về yếu tố robot hàn bị dừng, và cách họ phân tích 5 Why.
Giới thiệu khóa học: Root Cause Analysis and the 8D Corrective Action Process
Khóa học Bestseller trên Udemy này sẽ trang bị cho bạn cách phân tích nguyên do căn nguyên và quy trình hành vi khắc phục 8D.
Trong đó có đề cập đến 5 Why như là một công cụ vô cùng đắc lực.
Và tất nhiên, giải pháp này sẽ vận dụng được trong mọi tình huống, cả về việc làm cũng như trong cuộc sống.
Lời kết
Nếu là một manager muốn nâng cao kỹ năng và kiến thức để thúc đẩy đội nhóm & dự án Bất Động Sản thành công, hẳn Bạn sẽ thấy nội dung bài viết này còn có chút ích lợi nào đó.
Cũng quan tâm là bạn đừng nhầm lẫn với những khái niệm 5W1H hay 5W2H dùng trong lập kế hoạch.
Chúc Bạn sẽ sớm vận dụng các nội dung này để cải tổ chất lượng công việc, trước mắt là cho chính bản thân, sau là tổ chức.
